L’organisation d’un événement, notamment la sélection du lieu n’est pas une tâche facile et relève parfois du parcours du combattant.
En effet, si vous êtes en charge de l’organisation événementielle dans votre entreprise, vous savez sans nul doute que le temps de préparation en amont du projet est considérable, notamment pour la sélection du futur site événementiel.
De plus, la digitalisation grandissante des rassemblements professionnels vous oblige à prendre en considération les équipements techniques et audiovisuels des sites convoités afin d’offrir une performance égale aux participants présents physiquement, ainsi qu’aux invités connectés à distance.
Alors, comment choisir le lieu idéal pour votre événement ? Les Salons de L’Aveyron, spécialisés dans la location de salle à Paris vous donnent quelques astuces pour réussir ce choix.
Un site événementiel adapté à votre événement
Cela peut vous paraître anodin, mais le site idéal de votre futur événement sera l’espace le mieux adapté à ce que vous voulez faire le jour J, soit :
- l’invitation de vos clients avec la démonstration d’un produit, ou une soirée événementielle ;
- l’invitation des effectifs de votre entreprise pour la présentation des objectifs ou les vœux du président ;
- la mise en place d’une assemblée générale ou d’une réunion réseau ;
- ou d’une soirée d’entreprise.
Ici, il vous faudra vous poser la question du contenu de votre événement avant même de rechercher le premier prestataire.
En effet, rien ne sert de foncer tête baissée et de taper par exemple « salle à louer paris » dans Google sans connaître précisément votre projet. Nous vous conseillons d’établir d’ores et déjà le programme détaillé de votre événement, cela vous permettra d’avoir une vision plus claire de vos besoins pour trouver le lieu adéquat.
Un site événementiel adapté à votre public
Le type d’événement qu’il soit hybride, digital ou en présentiel exclusivement, va bien évidement déterminer votre public cible, mais il faut toutefois prendre le temps de définir les éléments suivants :
- le nombre de personnes invitées ;
- le nombre de participants connectés à distance ;
- la localisation des participants et donc leur déplacement, le décalage horaire, etc. :
- la fonction de vos invités (personnels, réunion de direction, partenaires, clients, etc.) ;
- les attentes de votre public en termes d’agencement de l’espace, de technique, de connectivité (Wifi) ou encore de restauration.
Il est primordial en effet de vous concentrer sur votre public plutôt que sur vos souhaits. Si vous organisez par exemple un lancement de produit ou une exposition, il est logique de satisfaire en premier lieu vos clients et prospects plutôt que vos collaborateurs.
Lorsque vous faites le choix d’organiser un événement 100 % digital ou hybride, l’équipe technique du site événementiel doit disposer d’un matériel performant et à la pointe des dernières technologies numériques pour diffuser une qualité sonore et visuelle optimale.
Nos solutions Connect TV incluent 3 dispositifs qui pourront s’adapter à votre projet, à vos objectifs, ainsi qu’à vos invités.
Un lieu stratégique et facilement accessible
Dans la théorie, le site événementiel idéal doit être dépourvu de contraintes et entièrement modulable. Mais dans la pratique, il n’est pas simple de trouver un tel endroit. Il faut donc privilégier un lieu qui soit :
- facilement accessible par les transports ou depuis les aéroports, et proposant également une offre de parking ;
- disponible aux dates souhaitées avec si possible une date de secours ;
- adapté à votre budget global (attention au coût des options).
La localisation, l’accès et l’environnement constituent également des points non négligeables dans le choix d’un site événementiel qu’il soit en partie digitalisé ou non.
Lorsque nous échangeons avec un client, nous mettons toujours en avant le fait que nos salles de séminaire, de réunion et salle de conférence se situent dans le quartier de Paris Bercy. L’environnement va conditionner l’ambiance et donc la réussite de votre événement.
Les Salons de L’Aveyron à Paris, un bel espace événementiel modulable, vous propose un accompagnement dédié et personnalisé pour organiser votre futur événement. Contactez-nous pour une étude complète de votre projet.
