Comment organiser votre séminaire d'entreprise ?

Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?

Il y a mille et une façons, mais aussi mille et une raisons d’organiser un séminaire d’entreprise. Ce type d’événement se prête particulièrement au team building par exemple. Il peut s’agir de renforcer la cohésion et l’esprit d’équipe via une activité de team building. Le séminaire d’entreprise permet alors de fédérer les équipes autour d’une cause commune, comme la pratique d’une activité sportive. 

Le séminaire d’entreprise est un événement tout aussi adapté au BtoB qu’au BtoC. C’est notamment l’occasion d’organiser un cocktail dînatoire pour les clients de l’entreprise. Mais les séminaires se prêtent également au réunions entre professionnels, ainsi qu’aux autres rencontres en tout genre. 

L’importance de la préparation du séminaire 

La préparation est capitale pour la réussite de votre séminaire d’entreprise. Vous devrez notamment vous pencher sur le nombre de participants, afin de déterminer le lieu qui sera le plus adapté à votre événement. Vient ensuite la question cruciale de la location du lieu justement. 

Si vous prévoyez d’accueillir peu de participants, vous avez la possibilité de transformer les plus grandes salles de votre entreprise en salle de séminaire d’un jour. Cette solution ne vous coûtera rien en terme de location, mais limite aussi les possibilités en terme de capacité d’accueil et d’activités organisées.

Il existe également des centres de congrès tout spécialement dédiés à l’organisation d’un séminaire d’entreprise. Ce genre d’endroit est équipé de salles de réunions, et permet aussi d’organiser toutes sortes d’activités et d’animations au sein d’un seul et même lieu. Vous épargnez ainsi à vos participants des déplacements potentiellement coûteux, et simplifiez votre propre gestion de l’événement. Il comprend également un interlocuteur dédié, avec qui vous pourrez communiquer avant, pendant et après votre événement. 

N’hésitez pas à visiter les différents lieux que vous aurez présélectionnés afin de vous projeter. Choisissez le lieu de votre séminaire d’entreprise en fonction de sa capacité d’accueil, mais aussi de son emplacement. Veillez à choisir un endroit facilement accessible pour vos participants par tout moyen de transport.

Une fois que vous aurez trouvé le lieu parfait, il vous faudra trouver tous les prestataires qui interviendront lors de votre séminaire d’entreprise. La plupart des séminaires se déroulant sur toute une journée, voire sur plusieurs jours, il est essentiel de choisir un traiteur qui pourra assurer la restauration lors de l’événement. Gardez à l’esprit que ce dernier aura besoin que vous lui communiquiez le nombre de participants exact à votre séminaire. Pensez donc à valider toutes les participations avant de contacter les différents prestataires.

D’une manière générale, vous devez vous y prendre au moins six mois à l’avance pour organiser un séminaire d’entreprise. Il est en effet important d’envoyer en amont les invitations à tous les participants que vous souhaitez convier, afin d’obtenir un retour rapide de leur part et confirmer le nombre de participants définitif auprès des prestataires choisis. De même, pensez à confirmer rapidement la location de la salle de séminaire, afin de ne pas être pris au dépourvu le jour J. 

En outre, veillez à établir un rétroplanning dès les préparatifs, afin de garder l’œil sur toutes vos échéances importantes : réservations à confirmer auprès des prestataires, fournitures à acheter, problèmes logistiques éventuels à résoudre, etc. Un rétroplanning précis et exhaustif vous garantit une gestion simplifiée et un séminaire d’entreprise réussi.

La bonne gestion durant le séminaire 

Si vous avez correctement préparé votre événement, la gestion de votre séminaire d’entreprise vous paraîtra plus simple. L’idéal reste toutefois d’avoir un interlocuteur spécifique, avec qui vous pourrez rester en contact permanent pour pallier les imprévus. Ce même interlocuteur pourra en effet superviser l’arrivée des participants le jour J et s’assurer qu’ils seront bien reçus.

Pour ce qui est du déroulement du séminaire, tâchez de vous conformer un maximum au planning des activités que vous aurez établi en amont, afin d’éviter les couacs. Assurez-vous également d’éviter les temps morts lors de votre séminaire pour ne pas lasser les participants. 

Si vous avez prévu une activité de team building comme une activité sportive par exemple, pensez à intégrer le temps de préparation des participants avant et après. De même, si vous prévoyez d’organiser des réunions de travail lors du séminaire d’entreprise, assurez-vous de compartimenter les différentes activités. Vous éviterez ainsi à vos participants de se disperser et leur permettrez de rester concentrés lors des plages horaires allouées au travail. 

Après l’événement, mesurer sa réussite 

Votre séminaire d’entreprise s’est achevé, mais votre travail n’est pas terminé pour autant. Vous devez en effet en mesurer les retombées, et savoir si vous avez réussi votre événement. 

Pour ce faire, le questionnaire de satisfaction est indispensable. Vous pouvez le remettre à chaque participant lors de leur départ, en glissant un formulaire papier dans un sac cadeau contenant de petits goodies par exemple. Si vous êtes sensible à l’argument écologique, préférez l’envoi du questionnaire par mail le lendemain du séminaire d’entreprise. Détaillez vos questions le plus possible, afin de savoir ce qui a plu et ce qui a moins plu à vos participants. 

N’oubliez pas de communiquer sur l’événement une fois celui-ci achevé. Postez les photos et les vidéos prises au cours du séminaire lors des différentes activités, afin que les participants puissent se remémorer l’événement. Pour plus de personnalisation, vous pouvez également envoyer une carte de remerciement à chacun de vos invités par mail, au sein duquel vous insérerez un lien vers la rétrospective du séminaire.

L’analyse des retombées vous permettra de connaître les axes d’amélioration de votre séminaire d’entreprise.