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19/02/2024
L’organisation de conférence n’est pas donnée à tout le monde. Entre les détails logistiques à régler avant, l’accompagnement des participants pendant et la communication tout au long de l’événement, tout le monde ne peut pas s’improviser organisateur de conférence. C’est d’ailleurs pour cette raison que beaucoup préfèrent se tourner vers une agence événementielle pour organiser un événement d’une telle ampleur. Ils peuvent ainsi obtenir une prestation clé en main, sans avoir à s’occuper de l’organisation. Si vous souhaitez vous lancer dans l’organisation de conférence vous-même, ces quelques conseils devraient vous aider à y voir plus clair quant à la bonne façon de procéder.
En matière d’événementiel, et quel que soit l’événement à organiser, une bonne préparation est essentielle : séminaires, conférences, cocktails… Tout le succès de l’événement repose sur sa préparation en amont. N’hésitez donc pas à vous y prendre au moins six mois à l’avance pour organiser un événement tel qu’une conférence. Cela peut paraître tôt, mais c’est en réalité le strict minimum pour avoir le temps de s’organiser et faire face aux imprévus.
Avant toute chose, vous devez définir l’objectif de votre conférence. C’est en effet de cette première étape que découle la suite de l’organisation, car elle permet de savoir où, quand et comment organiser la conférence. Vous ne ferez pas appel aux mêmes prestataires, ou ne louerez pas la même salle de réception en fonction du thème abordé.
Vous pourrez ensuite réfléchir au nombre de participants que vous souhaitez convier à votre conférence. Si vous souhaitez inciter au débat et aux échanges, il vous faudra éviter d’y convier trop de participants, afin de permettre à chacun de se retrouver pour discuter. Si vous souhaitez accueillir un grand nombre de participants, il vous faudra sans doute prévoir plusieurs jours de conférence.
Réfléchissez également à la location de salle éventuelle pour votre réception. Si vous projetez d’accueillir beaucoup de monde, assurez-vous de trouver un lieu suffisamment spacieux. De même, si vous souhaitez faire intervenir des conférenciers, prévoyez une salle dédiée comme un auditorium ou un amphithéâtre. N’oubliez pas de vous renseigner à propos de l’équipement technique du lieu (audio, vidéo, wifi, …). Si cette dernière s’étale sur plusieurs jours, vérifiez bien la présence d’infrastructures hôtelières à proximité du lieu.
En outre, pensez à prévoir la restauration sur place lors de la conférence. Ce genre d’événement se déroule en effet au moins sur une journée, si ce n’est sur plusieurs jours. En fonction du type de conférence que vous souhaitez organiser, vous pourrez prévoir une restauration adaptée (déjeuner, buffet, cocktail).
D’une manière générale, n’hésitez pas à comparer les différents prestataires avant de faire votre choix définitif.
Faciliter la vie de vos invités
Le jour J est arrivé, votre conférence peut enfin commencer. Et tout doit être fait pour faciliter la vie de vos invités. Puisque ces derniers ont fait l’effort de se déplacer pour assister à votre événement, vous devez les choyer en conséquence. Organiser une conférence nécessite donc de se mettre à la place de ses invités, afin de régler pour eux tous les détails dont ils n’ont pas envie de se soucier une fois sur place.
Pensez notamment à mettre à disposition de vos invités un plan détaillé pour se rendre à la conférence. Vous pouvez le leur envoyer quelques jours, par mail ou SMS par exemple, afin qu’ils puissent s’organiser. Si un parking voitures est à leur disposition, nous vous conseillons de remettre à vos participants un ticket prépayé afin qu’ils puissent l’utiliser à leur gré.
Il est également judicieux de remettre à chaque participant un badge invité. Ceci vous permettra de savoir exactement combien de participants vous avez accueillis lors de votre conférence. Envoyez-leur simplement un badge à imprimer quelques jours avant l’événement. Le jour J, vous n’aurez qu’à demander à l’équipe d’accueil de flasher le QR code présent sur le badge, afin de connaître le nombre de participants.
Pensez en outre à prévoir un interlocuteur de confiance sur place, et pour toute la durée de la conférence. Ce dernier pourra ainsi vous faire remonter les soucis éventuels, et surtout anticiper les besoins de vos invités.
On pense souvent, à tort, que la communication n’est nécessaire qu’avant la conférence. Mais en réalité, il est essentiel de communiquer avant, pendant et après l’événement. Avant, ne serait-ce que pour faire savoir aux éventuels intéressés qu’une conférence se tiendra tel jour en tel lieu.
Vous devez également communiquer sur votre conférence pendant le déroulement de celle-ci. Vous pouvez par exemple utiliser les réseaux sociaux : stories Instagram, lives Facebook, photos et vidéos en tout genre postées sur vos différents comptes… C’est également un bon moyen d’impliquer vos participants en leur demandant de contribuer à vos contenus.
De même, la fin de la conférence ne signifie pas la fin de la communication. Une fois l’événement terminé, pensez à mesurer le taux de satisfaction de vos participants, en les invitant à répondre à un questionnaire ou à laisser un avis sur les réseaux sociaux.
Vous pouvez également envoyer une rétrospective de la conférence par mail, et pourquoi pas proposer un service de replay des interventions réalisées par les conférenciers invités. Tous ces petits détails sont déterminants dans l’organisation de conférence, alors n’en négligez aucun. Il en va de la réussite de votre événement.
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