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19/02/2024
Organiser un salon professionnel ne se fait pas à la légère. Beaucoup d’organisateurs comptent en effet sur la participation à ce genre d’événement professionnels pour booster la croissance de leur entreprise. Quel que soit le secteur d’activité, les foires et salons qui ont lieu tout au long de l’année sont bien souvent des incontournables pour ceux qui souhaitent capitaliser sur l’événement. De la préparation au déroulement, en passant par la mesure des retombées, il convient de consacrer du temps à chaque étape de l’organisation d’un salon pro.
Il est impossible d’organiser sereinement un salon professionnel sans savoir à l’avance comment il va se dérouler. Vous l’aurez compris, participer à un salon pro en tant qu’exposant demande d’anticiper très largement l’événement, au moins un mois à l’avance. L’idéal reste toutefois de s’y prendre le plus tôt possible, afin d’éviter les mauvaises surprises le jour J.
Pour organiser au mieux l’événement et votre participation au salon, le mieux est de répondre à la fameuse matrice QQOQCP : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi. Commencez donc par déterminer quelle équipe se rendra sur le salon, afin d’officialiser votre présence auprès de l’organisateur le plus tôt possible.
De plus, il est important de connaître au préalable les objectifs d’une participation à un salon professionnel. Ce genre d’événement peut apporter une meilleur visibilité dans le secteur d’activité, mais aussi permettre de vendre des produits. Il peut également aider à se constituer un réseau professionnel, surtout pour ceux qui débutent et souhaitent se faire connaître. Savoir pourquoi vous vous souhaitez prendre part à tel ou tel salon vous aidera à savoir comment optimiser votre participation.
Par ailleurs, vous devez savoir comment vous allez vous y prendre pour atteindre vos objectifs une fois sur le salon pro. Il peut s’agir de faire des démonstrations des produits que vous vendez, voire même un vrai show d’exhibition pour en mettre plein la vue aux visiteurs. Dans tous les cas, vous devez minuter votre présence afin de pouvoir organiser votre stand sur un salon. Prévoyez l’agencement et la décoration, et rendez-vous si possible sur les lieux avant le début du salon pour visualiser l’espace qui vous y sera octroyé.
Il faudra également penser à préparer tous les supports de communication destinés à être distribués aux visiteurs le jour du salon professionnel : cartes de visite, plaquettes de présentation, objets promotionnels en tout genre… Tout ceci prend du temps, et doit donc être réalisé suffisamment à l’avance pour ne pas être pris au dépourvu. Veillez notamment à contacter différents prestataires pour la réalisation de vos documents et goodies.
En outre, la phase précédant un salon pro s’accompagne d’une communication accrue. Plus vous communiquerez sur votre présence à l’événement, et plus vous aurez de chances d’attirer le public que vous souhaitez viser. N’hésitez pas à recourir à l’emailing par exemple, surtout si vous visez une cible BtoB dans votre secteur d’activité. Vous pouvez aussi prévoir des flyers et autres dépliants, papier ou numérique, afin d’accroître davantage la visibilité de votre présence. Faites également de la publicité sur votre site Internet et vos réseaux sociaux pour signaler à vos visiteurs que vous allez exposer sur un salon.
Si vous avez correctement et suffisamment préparé votre salon, celui-ci a de grandes chances de vous mener aux objectifs que vous souhaitez atteindre. Il faudra toutefois se conformer à la stratégie définie au préalable, et s’en écarter le moins possible tout en composant avec les aléas du direct.
L’enjeu majeur d’un salon professionnel est d’attirer un maximum de visiteurs sur votre stand. Il faudra donc l’animer suffisamment pour faire venir le public, et créer un véritable événement dans l’événement. Prévoyez plusieurs démonstrations et ateliers dans la journée, afin de vous adapter aux différents afflux de visiteurs, et multipliez les actions de communication sur les principaux axes de passage du salon. De même, profitez des périodes creuses pour visiter le salon et vous rendre sur le stand de vos concurrents. Vous y obtiendrez de précieuses informations sur leur stratégie, et pourrez éventuellement ajuster la vôtre.
Pensez également à consacrer du temps à chaque client potentiel que vous rencontrerez sur votre stand. Remettez systématiquement une plaquette ou un dépliant avec carte de visite, et veillez à recueillir le plus de coordonnées possible. Vous pouvez pour cela utiliser un formulaire, à compléter par les visiteurs. Vous récolterez ainsi de nombreuses adresses mail, et pourrez vous constituer un fichier clients bien dodu. Dans le cas d’un salon BtoB, faites-vous remettre la carte de visite de vos visiteurs en échange de la vôtre pour aller plus vite. Vous pouvez aussi utiliser un système d’urnes, à placer sur votre stand, pour permettre aux gens d’y glisser leur carte et de prendre la vôtre. Profitez également des conférences organisées sur le salon pour récupérer des contacts pros.
Dans tous les cas, il est absolument essentiel d’établir un suivi du nombre de contacts récoltés, afin de pouvoir mesurer les retombées du salon professionnel une fois celui-ci terminé.
On ne participe pas à des salons professionnels pour le simple plaisir d’y participer. Il faut en effet rentabiliser l’événement, afin d’obtenir les retombées escomptées. Sitôt le salon pro terminé, un débriefing complet avec les équipes va donc s’imposer. Revenez sur l’ensemble de votre participation point par point, analysez vos forces et déterminez vos axes d’amélioration pour la prochaine fois.
Mesurer la rentabilité d’un salon implique aussi de faire le point sur le nombre de contacts récoltés. D’où l’importance de tenir un registre de chaque prospect dont vous avez obtenu le contact durant le salon. N’oubliez pas non plus de remercier chacun d’entre eux pour leur visite sur votre stand. Si un simple mail de remerciement peut suffire pour les nouveaux prospects, il est toujours de bon ton de l’agrémenter d’un petit cadeau, comme un livre blanc à télécharger gratuitement par exemple. Pour ce qui est des clients déjà fidèles qui ont fait l’effort de venir voir votre stand, mettez les bouchées doubles et montrez-leur que vous êtes réellement touché de leur venue.
Qu’il s’agisse d’un salon professionnel local ou de salons internationaux, ces trois étapes constituent une base obligatoire pour réussir l’événement. La préparation est essentielle au bon déroulement du salon, qui permettra lui-même d’atteindre les objectifs fixés en amont.
Il ne faut donc négliger aucune de ces étapes.
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