L’organisation événementielle est une mission à part entière qui nécessite un sens de l’organisation affuté et une bonne capacité à gérer les imprévus. Mais celui ou celle qui aura la lourde charge de gérer la mise en place d’un événement d’entreprise doit également composer avec de nombreux pièges qui parsèment cette mission. Si un peu de bon sens et une bonne connaissance de ces pièges permettent d’en éviter la plupart, il est possible d’éviter certains écueils en tirant le meilleur parti des outils à la disposition des professionnels. Des pièges et leurs solutions, c’est notre sujet du jour.

 

Ne pas accorder d’importance au planning

Clé de voute de toute organisation événementielle, la mise en place d’un planning et le respect de celui-ci auront tôt fait de vous mener vers le chemin de la réussite ou de l’échec. Dès le départ, il faut baliser les différentes étapes et définir clairement une date pour chaque action sinon, le risque est grand de devoir tout faire dans l’urgence. Et clairement, l’urgence n’est pas la meilleure alliée du professionnel de l’événementiel qui aura tout intérêt à tout planifier convenablement pour limiter au possible la place prise par l’imprévu.

Bien entendu, pour simplifier la gestion du planning et le respect des deadlines fixées, de nombreux outils existent à l’image du célèbre Doodle, de Tom’s Planner, de Boomerang Calendar ou encore de Azendoo. Ces outils disposent chacun de leurs propres fonctionnalités qui vont vous permettre de préparer vos actions sereinement, de prévenir en temps réel les partenaires et collaborateurs de tout changement dans le planning ou même de créer un planning collaboratif.

Négliger les invitations

A première vue, l’idée peut paraître saugrenue mais il n’est pourtant pas rare de voir des professionnels peu aguerris mettre en péril un événement en tout point réussi par ailleurs par une simple négligence. Mais cette négligence là peut coûter très cher : à l’image d’une fête d’anniversaire, un événement ne pourra être réussi que si les invités sont prévenus. Or, après avoir passé tant de temps à prévoir les moindres détails, il est particulièrement rageant de se rendre compte que l’on a négligé – voire oublié – les invitations.

Là encore, pas de panique : de nombreux outils sont disponibles sur le web pour vous permettre d’optimiser l’efficacité de vos invitations. On conseillera vivement de faire un tour sur les sites comme Evenium, Xing Event ou Agora Event pour trouver une solution pratique à la question parfois complexe des invitations.

Privilégier les mardis et jeudis

C’est un fait, en ce qui concerne l’organisation événementielle, le choix de la journée est une donnée essentielle. Bien souvent, les mardis et les jeudis sont les jours privilégiés par les professionnels qui s’assurent ainsi une présence optimale mais, dans le même temps, doivent faire avec des prix plus élevés. Loi de l’offre et de la demande oblige, ces jours plus demandés voient les tarifs de location augmenter.

La solution pour organiser un événement sans dépasser le budget alloué est d’une grande simplicité : choisissez un autre jour de la semaine. En faisant ce choix très simple, vous optimisez les frais et vous pourrez également profiter de la possibilité de négocier les prix de location d’une salle.

Ne pas sélectionner le bon lieu de l’événement

Puisque nous en sommes à évoquer la location d’une salle, voici la dernière erreur qu’il convient d’éviter : choisir un lieu peu ou pas du tout adapté aux besoins de votre événement. Bien entendu, les critères qui feront d’un lieu de réception un bon ou un mauvais choix dépendent de vos attentes et de vos besoins mais certains points sont à garder en tête. La situation géographique est un élément essentiel, de même que la capacité d’accueil ou la qualité des services.

Situés au cœur du quartier parisien de Paris-Bercy, les Salons de l’Aveyron sont un bon exemple de ce à quoi un lieu de réception événementiel peut ressembler : modulables et équipés des dernières technologies (fibre optique, vidéoprojecteurs HD…), les espaces à louer permettent ainsi d’organiser son événement sur mesure. Ajoutez à cela des prestations et des services de qualité et vous obtenez un lieu pensé pour tous les événements. Direction le site www.salonsdelaveyron.fr pour en savoir plus.

Un petit mot enfin sur le GIE Paris B. Events qui réunit cinq spécialistes de la réception et de l’événementiel sur le quartier de Paris-Bercy dont les Salons de l’Aveyron. Rendez-vous sur le site parisbevents.com pour organiser réunions, congrès lancements de produits et séminaires dans un quartier dynamique et accessible.