Repérage de salle : les points clés à surveiller

Avant de commencer l’organisation d’un événement, et de choisir la salle de congrès où il se déroulera, un petit repérage de salle est essentiel. Voici tous les points clés à vérifier avant de signer la location d’une salle de séminaire ; ainsi que quelques rappels sur les prestations des Salons de l’Aveyron.

Capacité réelle… et légale

La capacité d’accueil de la salle de congrès que vous aurez choisi est importante et c’est le premier point à vérifier. Vous devez vous assurer qu’il y a aura de la place pour tout le monde, que ce ne sera pas non plus trop grand, et vous fier à la capacité LÉGALE de la salle, un point essentiel en cas d’incident. À ce sujet, vous pourrez relire notre article de conseil pour bien choisir la superficie de votre lieu d’événement. http://www.salonsdelaveyron.fr/blog/evenementiel/superficie-de-lieu-evenement/
Au passage, pensez aussi à la capacité du parking et aux transports en commun à proximité. Si la salle est parfaite, mais que personne ne peut s’y garer ou s’y rendre, votre organisation d’événement risque d’en souffrir.

Pour rappel, aux Salons de l’Aveyron et selon le type d’événement, nos capacités légales sont de :

  • 1200 personnes en format cocktail (debout).
  •  800 personnes en format théâtre
  • 650 pour un repas assis

Nous disposons d’une situation idéale, à proximité de Bercy Village, ce qui vous donne accès à 3 000 places de parking, mais aussi à une desserte par le métro 14. Des places de stationnement privées sont réservées pour les organisateurs de l’événement.

Le plan général, équipements et prestataires

Lors du repérage, vous devez pouvoir vous projeter le jour de l’événement. Ainsi, vous pourrez prévoir où seront installés les invités, les tables, l’écran de projection, les arrivées d’électricité, etc. Vous devrez vous assurer que tout le monde circulera librement, en toute sécurité, que les toilettes seront faciles d’accès, que le passage des cuisines aux tables sera rapide et simple, par exemple. Vérifiez également la présence d’équipements PMR et de sécurité (sorties de secours, extincteurs, etc.). Pensez enfin à demander les prestations fournies dans le devis, les surplus éventuels et ce dont vous devez vous charger vous-même.

Pour chaque salle de séminaire, nous réalisons et vous présentons un plan général qui a été optimisé pour favoriser le confort de tout le monde : tout est sur un même niveau, la restauration est faite sur place et distribuée par nos équipes, notre établissement est accessible aux personnes à mobilité réduite et pensé pour simplifier l’utilisation des nouvelles technologies. Par ailleurs, nous fournissons, installons et gérons les accès Internet, la vidéoconférence ou encore les sons et lumières. Mieux encore : tout est déjà compris dans le prix de location, de la salle à la restauration en passant par les équipements vidéo ou encore la mise en place de la signalétique. De plus, notre salle de congrès est 100% sécurisée et vous bénéficiez de nos conseils d’installation pour ne jamais bloquer les issues et équipements de secours. Le personnel de sécurité assure le respect du plan Vigipirate.

Après le repérage

Parce que l’organisation d’un événement peut changer, qu’il est difficile de penser à tout lors de la première visite d’une salle de séminaire et que les oublis sont courants, il est important de repartir avec les contacts des propriétaires, du régisseur, des prestataires ou de tout autre responsable dont vous pourrez avoir besoin. Pensez aussi à garder un plan (de préférence avec les côtes) et idéalement des photos de la salle de congrès.

Lors de votre repérage aux Salons de l’Aveyron, nous vous fournissons automatiquement une plaquette détaillée avec toutes les informations nécessaires et les contacts de nos équipes, ainsi que des photos en HD de nos espaces.